Alacak yaşlandırma raporu, müşterilerin size ne kadar borcu olduğunu, her faturanın vadesinin ne kadar geçtiğine göre ayırır. Tahsilat önceliklerini belirlemenize, nakit akışını tahmin etmenize ve tahsil edilemeyen alacak riskini erkenden görmenize yardımcı olur. Çoğu rapor dört gecikme dilimi kullanır: 0–30, 31–60, 61–90 ve 90 günden fazla. Bunların yanında çoğu zaman vadesi henüz gelmemiş faturalar için ayrı bir "güncel" sütunu bulunur. Yaş, fatura tarihinden değil, vade tarihinden hesaplanır.
İki belge kolayca karıştırılır. Yaşlandırma raporu, tüm müşterileri gördüğünüz iç raporunuzdur. Yaşlandırma ekstresi ise tek bir hesap için hazırlanan, müşteriye giden sürümdür; ödeme isterken gönderdiğiniz belgedir.
Dilimler Nasıl Okunur?
Soldan sağa okuyun ve her adımı daha güçlü bir sinyal olarak değerlendirin.
- 0–30 gün: hafif gecikmiş. Genellikle rutin bir hatırlatma yeterlidir.
- 31–60 gün: fatura aksıyor. Takip etmeden önce bir itiraz ya da eksik belge olup olmadığını kontrol edin.
- 61–90 gün: aktif takip gerekir; ideal olarak bir telefon görüşmesi ve teyit edilmiş bir ödeme tarihi.
- 90 günden fazla: tahsil edilememe riski en yüksek dilim. Şüpheli alacak kararları burada başlar.
Bir fatura ne kadar eskirse, tamamen tahsil edilme olasılığı o kadar düşer. En eski dilimlerden ve en büyük bakiyelerden başlayın; aynı müşterilerin bir dilimden diğerine geçip geçmediğini izleyin. Bu ay 31–60 diliminde görülen bir artış, genellikle gelecek ay 61–90 diliminde görünür. Raporun toplamı ayrıca alacak hesabı bakiyenizle eşleşmelidir; eşleşmiyorsa raporu kullanmadan önce mutabakat yapın.
Bir Yaşlandırma Ekstresi Nasıl Görünür?
Yaşlandırma ekstresinin amacı, her tutarın ne kadar süredir gecikmede olduğunu göstermektir. Fatura listesi ve bir toplam bunu göstermez. İşte 30 Eylül 2026 itibarıyla, faturaları para birimine göre gruplanmış, örnek amaçlı bir ekstre:
Her açık tutar, gecikme gününe uyan dilimde yer alır. Müşteriye iki farklı para biriminde fatura kesildiği için tek bir genel toplam anlamsız olurdu; bu yüzden her para biriminin kendi toplamı vardır. Ekstrede ayrıca hesap adı, belge numarası, belge tarihi ve vade tarihi de yer almalıdır.
Forwarder Alacaklarını Takip Etmek Neden Daha Zor?
Navlun faturalarının, geç ödemeyi daha olası kılan özellikleri vardır:
- Çok sayıda küçük fatura. Her sevkiyat veya iş genellikle ayrı faturalanır; bu yüzden bir müşterinin düzinelerce açık kalemi olabilir.
- Sizin zaten ödediğiniz masraflar. Forwarder'lar çoğu zaman taşıyıcı ücretlerini, vergi ve harçları önceden ödeyip sonra müşteriye yansıtır; bu yüzden gecikmiş bir ödeme nakdinizi doğrudan etkiler.
- İtiraz edilen kalemler. Demuraj, detention veya depolama gibi kalemler, müşterilerin bir faturayı bekletmesinin yaygın nedenidir; takip etmeden önce bir itiraz olup olmadığını kontrol edin.
- Birden fazla para birimi. Farklı sevkiyatlar çoğu zaman farklı para birimlerinde faturalanır; bu yüzden toplamlar ayrı tutulmalıdır.
- Farklı ödeme koşulları. Her müşterinin kendi vadesi olabilir; yani "gecikme" her biri için farklı bir günde başlar.
Raporu Nasıl Bir Tahsilat Rutinine Dönüştürürsünüz?
- Raporu açın ve en eski dilimden başlayın.
- Her tutarın arkasındaki listeyi açıp hangi faturalardan oluştuğunu görün.
- Müşteriye ekstreyi, net bir ödeme talebiyle birlikte gönderin.
- Raporu aynı aralıklarla yeniden inceleyin; böylece hangi dilimlerin küçüldüğünü görürsünüz.
Dilimlere göre uygulanabilecek pratik bir takip sırası:
- 0–30 gün: ekstre ekli, dostça bir hatırlatma.
- 31–60 gün: itiraz veya eksik belge olmadığından emin olun, sonra net bir talep gönderin.
- 61–90 gün: arayın ve ödeme tarihini yazılı olarak karara bağlayın.
- 90 günden fazla: son ihtar; hesap için yeni işleri durdurup durdurmayacağınıza veya süreci ilerletip ilerletmeyeceğinize karar verin.
İyi bir ödeme talebi kısadır: hesap, para birimi başına geciken tutar, en eski vade tarihi, ekli ekstre ve net bir ödeme tarihi talebi.
Ekipleri genellikle yavaşlatan adım üçüncüsüdür: listeyi dışa aktarmak, talebi sıfırdan yazmak, doğru e-posta adresini bulmak ve dosyayı elle eklemek, sonra aynı işi bir sonraki şirket için tekrarlamak.
DSO ve Şüpheli Alacak Tahmini Yaşlandırma Raporuyla Nasıl İlişkilidir?
Ortalama tahsilat süresi (DSO, days sales outstanding), ödemenin ortalama ne kadar sürede tahsil edildiğini gösterir: alacaklar, vadeli satışlara bölünür ve dönemdeki gün sayısıyla çarpılır. Örneğin 90 günlük bir dönemde 360.000 € vadeli satışa karşı 120.000 € alacak, 30 günlük bir DSO verir (örnek rakamlardır).
Yaşlandırma raporu ayrıca şüpheli alacak karşılığını da besler. Yaşlandırma yönteminde her eski dilime daha yüksek bir beklenen kayıp yüzdesi uygulanır ve sonuçlar toplanır. Örnek olarak, geçmişiniz dört dilim için %2, %10, %25 ve %50 öneriyorsa, yukarıdaki EUR tutarları (1.200, 3.500, 0 ve 2.800) 24 + 350 + 0 + 1.400 = 1.774 EUR verir. Yüzdeler kendi tahsilat geçmişinizden gelir; muhasebe işlemi ise finans ekibinizin kararıdır.
Modaltrans'ta Nasıl Çalışır?
Modaltrans'ta Raporlar'ı, ardından Yaşlandırma Raporu'nu açın ve Genel Toplam sütunundaki bir tutarın yanındaki ikona tıklayın. Bu, o tutarın arkasındaki fatura listesini açar. Müşterileriniz faturalarını ve ekstrelerini müşteri portalında da kendileri görebilir.
Dışa aktarma, raporun düzenini izler. PDF ve Excel çıktıları Hesap Adı, Belge No, Belge Tarihi, Vade Tarihi ve Para Birimi alanlarını, ardından 0–30, 31–60, 61–90 ve 90 günden fazla dilimlerini ve Genel Toplamı gösterir. Her faturanın açık tutarı, gecikme gününe uyan dilimde yer alır ve liste bir toplam satırıyla kapanır. Excel, vade tarihine göre, en eskiden başlayarak sıralanır.
Mail Gönder, hazır bir ödeme talebi açar. Listenin üstündeki indirme menüsünde bir Mail Gönder seçeneği vardır:
- Alıcı, şirketin bilgi e-postasıdır; bilgi e-postası yoksa finans e-postası kullanılır. Şirketin kişilerinin adresleri alternatif olarak sunulur.
- Konu ve içerik ödeme talebi olarak yazılmıştır ve yaşlandırma PDF'i otomatik olarak eklenir.
- Ekli PDF'te faturalar para birimine göre gruplanır ve her para biriminin toplamı gösterilir.
- Ek, gönderimden önce mail ekranında, gönderimden sonra ise gönderilen mail sayfasında listelenir; böylece tam olarak neyin gittiğini görebilirsiniz.
- Alıcı, konu ve içerik, mail gönderilmeden önce değiştirilebilir.
Mail, müşterinin ülkesini izler. Metin, PDF ve dosya adı, maili alan şirketin dilindedir. Türkçe, İngilizce, Almanca, Fransızca, Slovakça ve Çince desteklenir; diğer tüm ülkeler İngilizce alır.
Elle kalanlar: Listeyi yine siz açar ve maili şirket şirket gönderirsiniz; hazır metni göndermeden önce gözden geçirirsiniz. Bu ekrandan toplu veya zamanlanmış gönderim yoktur.
Platform Seçmeden Önce Ne Sormalı?
Yazılımları tahsilat açısından karşılaştırıyorsanız, birkaç soru bir özellik listesinden daha fazla şey söyler:
- Dışa aktarılan ekstre gecikme dilimlerini gösteriyor mu, yoksa sadece bir liste ve bir toplam mı?
- Farklı para birimlerindeki tutarlar ayrı ayrı toplanıyor mu?
- Ödeme talebini doğrudan rapordan gönderebiliyor musunuz, yoksa dosyayı dışa aktarıp elle mi ekliyorsunuz?
- Talep, alıcı şirketin dilinde gidiyor mu?
